[Announce] Referat af bestyrelsesmøde den 24. august 2004

From: Marie Lund <marielund@post.cybercity.dk>
Date: Wed Sep 08 2004 - 23:43:53 CEST

Referat af bestyrelsesmøde (AaUUG)
den 24. august 2004 kl. 19:30-23:00

Tilstedeværende:
        Bestyrelse: Lars og Martin
        Suppleanter: Marie

Fraværende:
        Bestyrelse: Morten, Rune og Christian
        Suppleanter: Jens

De fraværende bestyrelsesmedlemmer har rapporteret
om deres ansvarsområder via e-post.

Idet der kun var 2 bestyrelsesmedlemmer til stede,
kunne der ikke træffes nogen beslutninger i henhold
til paragraf §9 "Tegningsret" fra vedtægterne for AaUUG.
Derimod er der lavet en række anbefalinger der kan besluttes endeligt
ved næste bestyrelsesmøde.

Dagsorden:

        1. Valg af referent og ordstyrer.
        2. Gennemgang af tiltag fra sidste bestyrelsesmøde
                a) Status på flytning af server (Christian og Morten)
                b) Status over hjemmesiden (Martin)
                c) E-post-liste
                        I) Regelsæt (Lars)
                        II) Post fra fremtiden (Morten)
                        III) Søgefunktion (Morten)
                        IV) Oprydning af lister (Morten)
                d) Udkast til retningslinjer for udvalg (Rune)
                e) Opslag til hjemmesiden (Martin og Marie)
                f) Kan computerne i mødelokalet bruges til praktik (Morten)
                g) En folder / flyver omkring AaUUG (Ingen?)
                h) UNIX-kurser for nybegyndere på DAIMI
                        (Rune og Morten)
                i) BOF om fejl rapportering (Christian)
                j) Hygge-møde (Lars og Marie)
                k) Foredrag
                        I) Virus/spam via e-post fra DAIMI (Rune)
                        II) Perl fra Perl Mongers (Morten)
                        III) It-politik fra SSLUG (Rune)
                        IV) FreeBSD (Christian)
                l) Eksterne-foredragsholdere
                        I) BSD-DK og SSLUG (Rune)
                        II) Prosa (Martin)
                m) Sponsering af papir og pen (Rune)
                n) Lån af lokaler
                        I) Aarhus Universitet (Rune)
                        II) Studenterhus (Morten)
                o) AaUUG-skilt for nuværende lokaler (Morten)
          3. Diskussion af tiltag der kan aktivere nuværende medlemmer og
                skaffe nye aktive medlemmer.
          4. Planlægning af aktiviteter
                a) Gennemgang af forslag til aktiviteter
                        http://www.aauug.dk/aktivitetsforslag.html
          5. Eventuelt
          6. Dato for næste bestyrelsesmøde

Ad 1.
        Ordstyrer: Martin
        Referent: Marie

Ad 2a.
        Flytningen er gennemført. Hjemmesiden er opdateret
        med dét fra den gamle.

Ad 2b.
        Hjemmesiden benytter DocBook Website.
        Martin har lavet dokumentation, så det er nemmere at
        overtage vedligeholdelsen af hjemmesiden for den
        næste webmaster.

        Martin mente at det vil være en god idé at putte
        hjemmesiden i et versioneringssystem så som CVS eller SVN.
        Dette vil tillade at flere kan rette hjemmesiden på samme
        tid.
        Martin anbefaler at bruge SVN og at han i samarbejde med
        Christian får taget enten SVN eller CVS i brug.

        Efter "Hjemme hos... Gunner" har Martin overvejet at bruge
        et web-baseret Content Management System (CMS) så som
        Typo3 eller Plone. Martin har afprøvet typo3 og planlægger
        at afprøve Plone. Martins konklusion er dog at det vil være
        for besværligt at skifte system i forhold til hvad der kan
        vindes ved at skifte.

        Fordele ved at skifte til et CMS:
                1. Kan betjenes med en browser.
                2. Har en masse faciliteter, kalender mm.

        Ulemper ved at skifte til et CMS:
                1. Kræver database mm.
                2. Er generelt langsomere
                3. Et skift vil kræve en masse arbejde.

        Vores nuværende statiske og meget basale system er ok:
        xml er enkelt, og det er stort set fri for fejl fordi
        vi bruger DocBook Website.

        Martin har prioriteret indhold i første omgang. På
        mødet gennemgik vi sammen hjemmesiden, som er blevet
        udvidet kraftigt siden den nuværende bestyrelse
        trådte til. "Referencer" er en helt ny afdeling. Ros
        til webmaster, bl.a. for den gode linksamling under
        "Referencer".

        Der blev lavet en fejlrettelsespakke til webmaster:
                1. Bjarne -> Bjarke
                2. Ekstraordinær generalforsamling
                   2002 eller 2003?
                3. Arkiv: ændr ``her'' til indholdsord
                4. lug.dk -> www.lug.dk

        Udover fejl har vi følgende anbefalinger:
                1. Tilføjelse af en opfordring til at melde
                   tilbage til bestyrelsen om post fra fremtiden
                2. Find ud af om der er referater fra tidligere
                   bestyrelsesmøder, Martin kunne ikke finde
                   flere fra den gamle hjemmeside, måske de
                   forrige bestyrelsesmedlemmer har nogen.
                3. At vi viser bestyrelsens mf. ansigt ud ad til
                   dvs en præsentation af Lars og billeder fra
                   Jens og Rune
                4. Undersøgelse af om Amitech stadig er sponsor?
                5. Undersøgelse af hvordan overskrifterne i
                   menuerne få lov til ikke at være links. Martin
                   har indtil videre ikke kunne gennemskue dette.
                6. ndring af foreningens navn på www.lug.dk.

Ad 2cI.
        Lars vurderede at Raymonds metode til smarte spørgsmål
        kan bruges her. Den findes p.t. under "Referencer",
        underpunktet "Diverse". Vi anbefaler at linket også er
        tilgængeligt i sektionen for postlisten.

Ad 2cII.
        Morten har ikke løst problement teknisk, kun lappet ad hoc.
        Så længe problemet ikke griber om sig, mener vi at det er
        fint nok med ad hoc-løsninger. Vi anbefaler at folk
        rapportere til bestyrelsens-liste når de opdager et
        e-brev fra fremtiden på e-post-listerne. Vi anbefaler at
        hjemmesiden opdateres med information om dette.

Ad 2cIII.
        Morten har ordnet dette og det virker fint.
          
Ad 2cIV.
        Morten har ryddet op i e-post-listerne.

Ad 2d.
        Rune _har_ lavet og udsendt et udkast, som vi andre vist
        havde glemt at vi havde fået. Vi anbefaler at Rune sender
        sit udkast til bestyrelses-listen igen -> bestyrelsen
        kommenterer det -> slutredigering ved Rune -> Rune
        sender den færdige version til webmaster for inkludering
        på hjemmesiden.

Ad 2e.
        Martin og Marie har lavet opslaget og det er tilgængeligt
        her: http://www.aauug.dk/aktiviteter.html

Ad 2f.
        Morten har ikke undersøgt dette endnu.
        Vi anbefaler at dette snart er undersøgt til bunds,
        således at vi kan planlægge og datosætte arrangementer
        med praktik

Ad 2g.
        Martin og Marie vil gerne lave folderen og
        det anbefaler vi.

Ad 2h.
        Rune og Morten er ikke kommet videre med dette.
        Vi anbefaler at brainstorme over emner for møderne
        og at Rune og Morten fortsætter deres planlægning.

Ad 2i.
        Christian er ikke færdig med planlægningen endnu.
        Vi anbefaler at Christian fortsætter sin planlægning.

Ad 2j.
        Vi anbefaler at Lars og Marie planlægger et hyggemøde
        sidst i September eller i starten af Oktober.

Ad 2kI.
        Michael Glad vil gerne. Rune finder ud af hvornår
        han har lyst om 1-2 måneder.

        Vi anbefaler at undersøge om det skal det være i
        Nørre Allé eller Åbogade? (se også punkt 5).

Ad 2kII.
        Rune har talt med Århus Perl Mongers.
        Vi anbefaler at Rune udyber hans samtale med ÅPM.

Ad 2kIII.
        SSLUG-folkene vil gerne.
        Vi anbefaler at Rune finder ud af hvornår
        SSLUG-folkene er i Århus og at nogle melder sig til
        at finde lokaler (se også punkt 5).

Ad 2kIV.
        Christian er ikke færdig med planlægningen endnu.
        Vi anbefaler at Christian bliver færdig med
        planlægningen.

Ad 2lI.
        Se punkt kIII for SSLUG.
        Vi anbefaler at Rune også kontakter BSD-DK.

Ad 2lII.
        Prosa vil gerne være med til at samarbejde:
        - udveksle oplysninger om arrangementer
        - mulighed for foredragsholdere begge veje

Ad 2m.
        Rune: "TDC eller Uni-C ville måske give noget,
        hvis vi kom forbi engang. Jeg kan spørge datalogisk
        institut ifm. foredrag der..."

        Vi anbefaler at Rune uddyber ovennævnte.
        kom forbi = arrangerede et foredrag hos dem?
        hvornår? hvor? foredrag med hvem som foredragsholder -
        nogle af dem, nogle af os, eksterne folk?

Ad 2nI.
        Rune er blevet ansat ved Datalogisk Institut, og
        har derfor direkte adgang til at nappe lokaler i
        IT-parken (Åbogade 34). Lokaler ved matematik (Ny
        Munkegade) reserveres ved portnerne, og det kan han
        også gøre - når dato og arrangement er fastlagt.

        Der er i Åbogade et antal mindre mødelokaler og to
        små auditorier (ikke i niveau). I Ny Munkegade er
        der et antal undervisningsrum og auditorier
        i forskellige størrelser, bl.a. 3-4 stykker til
        ~100 personer.

        Ros til Rune! Vi anbefaler at Rune undersøger om
        vi må bruge maskinerne i lokalerne? Og om vi evt. kan
        låne lokaler til arrangementerne omtalt under
        punkt 4?

Ad 2nII.
        Morten har udskudt sin undersøgelse pga. ferie.
        Vi anbefaler at Morten fortsætter sin undersøgelse.

Ad 2o.
        Morten har endnu ikke undersøgt dette, men er
        ved at aftale et møde.

Ad 3.
        Ingen nye tiltag.

Ad 4.
        1. Vi anbefaler at forslag fra forslags-siden:
            http://www.aauug.dk/aktivitetsforslag.html
            bliver læst af bestyrelsen og derefter
            uddelegeret pr. e-post ("hvem vil kontakte hvem").

        2. Lars har flere forslag til aktivitetssiden med.
            Vi anbefaler at Martin sætter dem ind på
            hjemmesiden.

            a) fokus på gentoo
            b) browsere / plugins /audio / video
            c) muligheder for optimeringer ift små/aldrende maskiner
               fx kernekompilering
            d) rapportskrivning / dtp
            e) konkret beskrivelse af Linux-Windows-forskelle
            f) fejlrapportering
            g) spil
            h) noget om en anden Unix end Linux
              (tage navneforandringen alvorligt)

        3. Vi anbefaler at vi på fysiske møder og nederst i
            e-post-invitationer henviser til aktivitetssiden
            og kommende aktiviteter

        4. Vi anbefaler at Marie og Lars arrangerer et hyggemøde

        5. Martin skal holde et foredrag om mono i
            Prosa-regi. Foredraget bliver ikke annonceret i
            AaUUG, da der kun er adgang for de studerende. Men
            han vil gerne holde det samme foredrag i AaUUG også,
            inden 2. oktober. Anden halvdel af september. Fra
            kl. 19. (Max 2½ time).

        6. Michael Glad vil gerne holde foredrag om Virus/spam
            via e-post. Vi anbefaler at Rune finder ud af hvornår
            han har lyst om 1-2 måneder.

        7. Vi anbefaler at Rune planlægger foredrag om It-politik fra SSLUG

        8. Vi anbefaler at Christian planlægger foredrag om FreeBSD

        9. Marie har snakket med Poul-Henning. Han vil gerne
            komme og holde foredrag om noget FreeBSD-relateret.
            Det skal være en torsdag aften. Vi anbefaler at
            afvente indtil at punkt 2k4 er ekspederet. Vi
            anbefaler også at Christian fortæller hvad han
            synes og hvornår han vil på?

        10. Vi anbefaler at Morten planlægger foredrag om Perl.
        11. Vi anbefaler at Christian planlægger en BOF om
            fejlrapportering.
        12. Vi anbefaler at Rune og Morten planlægger
            UNIX-kurser for nybegyndere på DAIMI.

        Vi anbefaler at undersøge om arrangementerne skal foregå
        i lokalet hos Amtscentret for Undervisning eller i Runes
        nyvundne lokaler i Åbogade og Ny Munkegade? I hvilke
        lokaler er der mulighed for at bruge computerne til praktik?

Ad 5.

        1. Vi anbefaler udarbejdelse af procedure for planlægning
           og genneførelse af arrangementer: en klar kommandovej.
                a) Kontaktperson til foredragsholderen (varierer)
                b) Lokaleansvarlig
                c) En presseansvarlig, Marie har meldt sig.
                   I) Invitation på announce-listen
                   II) Pressemeddelelse til Århus Onsdag,
                       Prosa, Open Source-postliste
                       (announce@opensource.dk), JP Århus,
                       (Metro Expres) diverse sekretariater på
                       uni (datalogi især), handelsskolen og
                       ingeniørhøjskolen

        2. Vi anbefaler at undersøge om der findes et arkiv over
           bestyrelses-listen som bestyrelsen kan få adgang til.

        3. Vi anbefaler at der udarbejdes en privat sektion på
           hjemmesiden for bestyrelsen til data såsom
           presseoplysninger, kontakter osv.

        4. Vi anbefaler at undersøge hvem der vil lave / stå for
           T-shirts med logo.

Ad 6.
        Forslag: Søndag d. 31. Oktober kl. 19.

-- 
Venlig hilsen
Marie Lund
Received on Wed Sep 8 23:43:59 2004

This archive was generated by hypermail 2.1.8 : Tue Jul 19 2005 - 16:06:42 CEST