[Announce] Referat af bestyrelsesmøde d. 23/5-04

From: Morten Aaboe Jensen <morten@aalug.dk>
Date: Tue May 25 2004 - 21:43:16 CEST

Referat af bestyrelsesmøde
Dato: 23 Maj 2004, 18:30 - 22:00

Tilstedeværende:

      Bestyrelse: Christian, Lars, Martin, Morten og Rune.
      Suppleanter: Jens og Marie.

Dagsorden:

      1. Valg af referant.
      2. Udnævnelse af kasserer og overdragelse af pengebeholdning.
      3. Overdragelse af arbejdsopgaver fra den gamle bestyrelse.
      4. Servere, status på den gamle og den nye, herunder også
          domænerne.
      5. Hjemmeside.
      6. Mailinglister.
      7. Eventuelle sponsorater fra virksomheder og fonde.
      8. Udvalg og retningslinier.
      9. Diskussion af tiltag der kan aktivere nuværende medlemmer og
          skaffe nye aktive medlemmer.
      10. Idéer til eventuelle foredrag.
      11. Eventuelt.

Ad 1.
      Martin meldte sig frivilligt til at tage referat af mødet.

Ad 2.
      Rune meldte sig som kasserer og bestyrelsen har derfor
      konstitueret sig således:

      Morten Aaboe Jensen - Formand
      Rune Broberg - Kasserer
      Christian Laursen - Bestyrelsesmedlem
      Lars Erik Sørensen - Bestyrelsesmedlem
      Martin Willemoes Hansen - Bestyrelsesmedlem
        
      Hertil kommer:

      Jens Hilligsøe - Suppleant
      Marie Lund - Suppleant

      Derudover varetages følgende opgaver af bestyrelsen:

      Postmaster funktionen varetages af Morten.
      Systemadministration varetages af Christian.
      Webmaster funktionen varetages af Martin.

Ad 3.
      Morten fremlagde statusrapport på overdragelse af ansvarsområder
      fra den gamle bestyrelse. Det skrider fremad uden de store
      forhindringer.

Ad 4.
      Flytningen fra den gamle server til den nye begynder så snart
      de nødvendige adgange er overdraget fra den gamle bestyrelse.
      Når tingene bliver flyttet til den nye server vil domænet
      aauug.dk blive taget i brug, istedet for aalug.dk som stadig
      præger mailinglisterne. Der er intet estimat over hvor lang
      tid denne flytning vil tage da det afhænger af hvornår der
      kan opnås adgang til systemerne.

      Christian og Morten har ansvaret for flytningen.

Ad 5.
      Indholdet (Afholdte foredrag, foreningens historie ...) fra
      www.aalug.dk som endnu ikke er blevet overført til www.aauug.dk
      vil blive det i forbindelse med server-flytningen.

      Referater og lignende vil blive offentliggjort og arkiveret på
      hjemmesiden, der vil desuden blive oprettet en liste over
      forskellige unix og unix-like systemer, endvidere vil der blive
      udarbejdet et regelsæt (Forarbejde for spørgsmål) for brug af
      postlisterne. Lars står for udarbejdelsen af regelsættet.

Ad 6.
      Domænet aauug.dk vil blive taget i brug istedet for aalug.dk, i
      forbindelse med server-flytningen.

      Post fra fremtiden (sendt fra en miskonfigureret computer),
      bliver fjernet fra post arkivet. Morten undersøger om en evt.
      opdatering af postliste-programmet vil kunne løse problemet.

      Morten undersøger om en søgefunktion kan tilføjes til arkiverne.

      Postlistnerne announce og forum, samt de interne lister,
      beholdes, mens job og møde post-arkiverne fjernes. Dette vil ske
      i forbindelse med server-flytningen.

      Der blev diskuteret om hvorvidt der var for få eller for mange
      lister. Resultatet var at der er tilpas mange lister i
      øjeblikket.

      For at vise at post-listen forum er aktiv har bestyrelsen den
      politik at alt relevant post vil blive besvaret.

      Bestyrelses suppleanter vil blive tilmeldt kerne-listen,
      hvilket Morten sørger for.

      Den nuværende påmindelse, at man er tilmeldt en post-liste, vil
      blive udsendt hvert halve år, istedet for hver måned.

Ad 7.
      Som udgangspunkt vil der ikke blive søgt sponsorater uden at
      have et konkret formål med ansøgningerne.

      Dvs. for at søge et sponsorat skal man have et veldefineret
      formål, fx en terminal-server eller et domæne.

      Idéen om at et sponsorat også kan være en foredragsholder blev
      luftet.

Ad 8.
      Udvalg vil kun blive nedsat hvis der er en konkret og
      veldefineret opgave, som ikke kan udføres via et ad hoc udvalg.

      Et udvalg skal have en ansvarlig der er bindeled mellem udvalget
      og bestyrelsen. Udvalget skal desuden have en tidsplan.

      Rune udarbejder udkast til retningslinjer for udvalg.

Ad 9.
      For at opmuntre til medlems-aktivitet vil der udarbejdes et
      opslag til hjemmesiden, indeholdende følgende:

            Opmuntring til medlems-aktivitet
            Hvilken aktivitet? (Foredrag, Praktik, Ture, Film ...)
            Hvordan gør man?
            Hvem kontakter man?
            Videregivning af information (hvervesteder, foredrag,
            film ...)

      Martin og Marie udarbejder opslaget.

      Ved annoncering af nye arrangementer vil Århus Onsdag og
      opensource.dk blive brugt. Marie står for at kontakte Århus
      Onsdag, mens Morten sørger for opensource.dk.

      Muligheden for at bruge computerne i det nuværende mødelokale
      til praktik vil Morten undersøge.

      UNIX-kurser for nybegyndere vil blive afholdt ved DAIMI og IHA
      for at hverve nye medlemmer, disse kurser står Rune og Morten
      for. I første omgang satses på DAIMI (Datalogisk Institut).

      En folder / flyver omkring AaUUG, indeholdende kontakt
      information, aktiviteter og formål.
      Denne vil blive lagt på hjemmesiden, således at medlemmer kan
      hente den og distribuere den til potentielle medlemmer. Fx på de
      forskellige IT-uddannelsessteder.

      Konkret arbejder Christian på en BOF om fejlrapportering, Lars
      og Marie arbejder på et Hyggemøde, mens Morten og Rune arbejder
      på et UNIX-introduktionskursus for DAIMI.

      Hyggemøder: Et møde hvor man samles på en Café eller lignende og
      snakker / hygger.

      Birds Of a Feather (BOF): Et møde hvor der holdes et lille
      oplæg, der herefter diskuteres.

Ad 10.
      Rune vil kontakte DAIMI for at få en foredragsholder omkring
      Email virus / spam.

      Morten vil kontakte Århus Perl Mongers for at høre om de vil
      afholde et foredrag omkring Perl.

      Rune vil kontakte SSLUG for et foredrag omkring IT-Politik.

      Christian arbejder på et foredrag omkring FreeBSD.

      For at få eksterne foredragsholdere vil Morten og Rune kontakte
      BSD-DK og SSLUG, mens Martin vil kontakte PROSA.

Ad 11.
      Referat af generalforsamling d. 18 maj 2004 venter på
      godkendelse af dirigent, bestyrelsens beretning er godkendt. Så
      snart denne godkendelse er i hus, vil dokumenterne blive
      arkiveret og udsendt på announce-listen.

      Christian har fået nogle tilkendegivelser fra den ekstraordinære
      generalforsamling d. 27/10 2003, som vil blive gennemgået af
      bestyrelsen.

      Ved møder vil vi gerne have mulighed for at udlevere papir og
      pen til brug for notater, derfor vil Rune se om disse effekter
      kan sponsoreres. Hvis ikke dette kan lade sig gøre, vil vi lade
      notatpapir o.lign. være medlemmets ansvar.

      Der blev pointeret at man sørgede for at præsentationer fra
      foredrag vil blive lagt på hjemmesiden.

      Efter mødet vil man hvis der er stemning opfordre til et
      eftermøde på café.

      Det blev besluttet at man ville yde en indsats for at hilse nye
      medlemmer velkomne, så de ikke står i en situation hvor de føler
      sig udenfor. Desuden vil medlemmerne få en kort introduktion til
      hvem bestyrelsen er, hvis det er muligt, så de har en ide om
      hvem de kan kontakte.

      Rune slæber en kaffemaskine med så der kan blive lavet kaffe ved
      møderne. Sodavand vil også være tilstede hvis der er stemning
      for det.

      På grund af de begrænsninger (IT faciliteter, tilgængelighed...)
      der er ved brug af det nuværende lokale, undersøger Rune om lån
      af lokaler ved Århus Universitet. Lokaler ved Åbogade (IT-parken)
      og Ny Munkegade er på tale.

      Morten undersøger om lån af lokale i det nye studenterhus, ved
      Toldboden.

      Et skilt om at AaUUG hører til i det nuværende lokale har været
      nævnt overfor den tidligere bestyrelse. Morten vil undersøge om
      dette stadigvæk kan lade sig gøre.

      Næste bestyrelsesmøde: 24 August 2004

-- 
Morten Aaboe Jensen <morten@aalug.dk>
Formand - Aarhus Unix User Group
Received on Tue May 25 21:43:21 2004

This archive was generated by hypermail 2.1.8 : Tue Jul 19 2005 - 16:06:42 CEST